如何有效推进数据管理策略的实施

发布时间:2015-10-19

ERP项目组在静态数据的收集,整理,校验工作也已临近尾声,需要付出的仔细和工作量也在成倍的增加,就如同垒砖的工序一样,先夯实基础,将数据量层层叠加,粘接在一起才能密不透风,但是倘若有一两块砖是残缺的,漏风且不论,还有坍塌的可能。数据录入阶段更需要仔细严谨,步步为营,并且需要对数据有深刻的理解才能够进行有效的管理。

SAP前期的数据收集策略为多层次递进,第一步是基础数据。种业,肉食,饮品,罐头,期货贸易等这一系列以分公司为界限的业务基本描述的收集,其目的是网罗出所有的业务范畴,有效的扩充对于顺鑫只经营肉食和酒类业务的局限认识。

第二步,是对众多细分的产品归纳整理,可以说是一个求同存异的过程,繁冗重复的数据不仅对于SAP系统来说是一个负担,同样对于日后的实际操作人员是一种明显的干扰,比如两个企业都有同样一种白糖的原料,其中A企业的业务是按照25公斤/袋为单位进行入库管理,另外B企业则以单位为最小的千克为单位进行管理,那么操作人员在执行采购订单的时候需要入库50千克白糖,这时候究竟是按照A企业的白糖单位进行采购还是按照B企业的来执行,对于操作人员可能就已经不知道该选哪个了,所以协调A和B企业将这两种物料进行合并或区分描述的处理就非常重要,比如将A企业的白糖描述改为白糖(25千克/袋)就可以清晰的区分开。

找到数据的同一性之后,第三步要完善剩余差异性数据的收集,由于每个企业基于同一种物料的业务数据是完全不一样的,比如销售渠道,采购组的划分,MRP(物料需求计划系统)控制参数,财务评估分类等差异性数据的收集的精确度是确保今后SAP是否能在各企业实现业务落地的关键,也是会出现“虎头蛇尾”的隐患所在,如果目前收集的各企业业务数据里,采购组划分错误,发货单位与实际不符,评估类划分模糊,基准价格暂估得随随便便,可能带来的不仅仅是最终操作用户的矛盾,还会导致上线后实际业务的不必要的中断和损失。而这种数据的错误,在各企业关键用户提交之后就很难发现了,这些数据在SAP的测试中是不会报错的,因为看上去“差不多”。但是隐患也就埋下了,比如做一笔出库业务,按照数据上显示配置的A物料的基本计量单位是千克,发货单位是袋,转换关系是10千克=1袋,这时候做销售出库,突然发现库房实际的是按照箱(1*5袋)发货的,但是我们按照数据该物料只配置了千克和袋之间的转换关系,按箱是无法发货的,强行发货则得进行台账记录,也会影响日后的盘点结算等一系列操作,如此一来则丧失了SAP系统管理的初衷。

再比如,启用批次管理的千克,在填写保质期的时候,如果保质期限填写错误,则到达临近报废日期,或许某些其实尚未过期的产品就成了无法发货的“废品”;应该作为低值易耗品的来评估的物料放到了辅材评估类里,势必影响财务做账,如果已经发生了过账的,需要重新冲销掉当月的所有库存以修改评估类,会带来很大的麻烦。

所以说与其泛泛的谈数据的重要性,不如告知大家似是而非的数据带来的危害性,SAP再强大毕竟只是系统,更重要的还是大家的力量。

所以每个负责收集数据的关键用户需要对填入的每一个收集的字段负责并有深刻的理解,并在数据最终导入之前未雨绸缪,充分检查数据的准确性,这不光是对本企业的未来信息化发展负责,也是对自己这么长时间付出的努力负责。