ERP系统生命周期关键用户的作用(下)

发布时间:2015-10-12

合理激发关键用户作用


合理地使用关键用户不是指滥用关键用户。为了ERP系统的成功上线,几乎所有的单位的关键用户都有过废寝忘食甚至通宵加班的经历。除了极少数专职人员,大多数关键用户基本上都是身兼数职,还承担着本单位其它的业务工作。事无巨细所有项目工作都压给关键用户会导致他对项目产生排斥心理甚至消极怠工,如果抓住关键用户的特长和特点,项目工作就会顺利得多。

比如说,充分利用关键用户培训最终用户就可以得到意想不到的效果。首先,沟通上不存在障碍。关键用户比实施顾问更了解和熟悉本单位的业务情况,对系统尤其是客户化的操作有更深刻的理解,从而在培训时,表达更确切。

另外,关键用户更善于组织和协调。最终用户对来自关键用户的信息,反馈更迅速更直接。而且,在遇到无法处理的问题时,与直接询问顾问相比,最终用户在询问关键用户前,往往会用更多时间先考虑下。


留住并激励关键用户

所谓“养人容易留人难”,教育培养好了,人也走了,这是很多单位正在或将要面临的难以启齿的尴尬。关键用户是本单位系统建设和应用的支柱力量,一旦流失,既造成项目资源的浪费、实施顾问的重复工作,又形成了本单位的岗位缺口。但是这并不是意味着无计可施,下面是笔者认为可行性较强的一些措施:

1.帮助关键用户做好职业生涯规划。关键用户在进入项目团队,接受了新领域的知识和技能,承担了比业务工作更多的责任和工作量。单位领导和实施顾问帮助关键用户设计一个明确的可实现的职业生涯规划,创造更好的职位发展空间,可以避免关键用户工作的盲目性和被动性,项目目标和实施策略能了然于心,便于从宏观上予以调整和掌控,能让项目实施少走弯路。同时,职业生涯规划还能对关键用户自身起到内在的激励作用,关键用户能亲身体会到这项工作给他带来的切实利益,也激发了其对系统建设和应用的兴趣和动力。

2.充分授权、充分信任。既然关键用户的人选已定,那么,不管是关键用户所在的单位,还是项目实施顾问,都应该相信这个关键用户拥有足够的业务能力、学习能力和工作责任心来担此重任,应该给予足够其开展工作的便利条件和各种资源,让关键用户有展现自身工作特点和能力的空间,给他提供体现个人成就感的机会。在这种环境下,优秀的关键用户得到了充分展现才华的机会,也就更能真正认同系统建设的目标。所谓“海阔凭鱼跃,天高任鸟飞”,若是事无巨细关键用户都要向单位领导,项目组申请、汇报、审批、缩手缩脚不敢作为,那么耽误的不仅是项目实施进度,对关键用户的自信心、积极性也是打击,归根结底是其所在单位的系统建设和应用程度低。

3.建立和执行激励体制。一说激励,大家都容易把激励关键用户的方法集中在薪酬福利等经济手段上。诚然,物质奖励的效果是最为立竿见影,然而只靠加薪不能解决所有问题。以下一些非薪酬激励的方式对关键用户也有意想不到的成效。例如将系统建设和应用情况作为关键用户的考核指标,优则赏,差则罚。不过,赏永远比罚更有激励性,也更能在关键用户身上,起到积极引导的作用,特别非物质性的奖励能给关键用户带来精神上的认同感和满足感,其效果比物质激励更能满足关键用户的心理。

4.笔者还想强调的一点是,不同单位的关键用户各有各的特点,各有各需求,不管是所在的单位还是实施顾问都应该区分处于不同发展阶段的关键用户的不同需要,因人而异。

综上所述,笔者认为,关键用户是项目实施中最主要的一笔人力资源,只有严格控制和降低关键用户源,只有严格控制和降低关键用户的流失,通过人性化的管理和措施来留住和激励关键用户,真正用好这笔宝贵的稀缺资源,ERP系统或者其他的IT系统才能真正建得好、用得好!