ERP系统生命周期关键用户的作用(上)

发布时间:2015-09-21

企业在实施ERP系统的过程中,关键用户起到承上启下的作用,他们既是实施顾问和企业之间的关键桥梁,也是企业上下级、部门领导与企业更高层之间的重要桥梁,因此找到合适人担任项目关键用户角色,并留住他们是项目成功的关键。

在众多ERP项目的成功案例中,关键用户在项目的整个过程中都发挥着举足轻重的作用。关键用户是项目实施团队的主要成员之一,是企业内部精通各自业务流程的核心人员。在整个项目实施过程中,关键用户配合实施顾问一起完成业务调研、差异分析、客户化制定、主数据准备和文档编写等重要工作,同时也负责协调最终用户和实施顾问之间的关系,使系统功能达到最优化以满足业务需求。系统上线后,关键用户还要继续承担主数据维护、知识传递和系统优化等相关工作。

关键用户的职责和功能:目前很多顾问公司在谈到上ERP系统的时候,都强调是“一把手”工程。认为一个ERP项目只有单位高层出面才能推动和执行下去。此话甚有道理,不过,ERP项目不只是“一把手”工程,关键用户(特别是中层管理者)对项目的参与度也决定其最终能否顺利实施和实施效果好坏的关键。道理很简单,ERP系统的建设、使用和评估都必须通过中层管理者才能最后实现。因此,在项目实施前、实施中、实施后的每一个阶段,都必须抓住关键用户这个关键层面,才能保证ERP系统的成功上线,以项目实施中各阶段关键用户发挥的功能剖析如下:

1.项目前期准备阶段:关键用户会参与SAP各模块的培训,理解相关模块的基本概念、前台应用甚至后台参数配置,熟悉SAP系统相关模块的功能,同时参与项目组前期筹备会议,了解项目的组织结构及项目组成员的职能;

2.业务蓝图设计阶段:关键用户会协助顾问方进行本单位现状业务流程的调研,按照模板整理现状业务流程文件,参与将来组织结构的讨论,参与制定将来流程设计,按模板编写将来流程文档,进行差异分析,收集权限要求,编写本单位现状流程文档,蓝图汇报;

3.系统实现阶段:关键用户和实施顾问会对业务流程进行规划和整理,也就是系统配置。在这过程中,关键用户会根据本单位的实际业务情况,向顾问提出客户化的配置需求。当配置结束后,关键用户需要进行内部测试,当对基本流程测试无问题后就进行单元测试和集成测试。关键用户的职责之一就是针对业务范围内的所有现在的、以及将来可能发生的业务场景进行功能测试,涉及到主数据、基本流程、表单打印和报表查询等相关功能。测试文档由关键用户整理出来,记录测试的整个过程以及测试的结果,这个文档也是接下来用户培训阶段的培训手册的蓝本。同时,关键用户还将参与权限配置,向顾问提交权限配置清单,顾问配置完成后关键用户要对其结果进行检查、确认;

4.系统上线准备阶段:在系统培训阶段,最终用户的培训由关键用户负责,关键用户组织所有最终用户进行分批次、分模块的系统操作培训。同时,关键用户还承担着指导最终用户导入海量数据、上线文挡准备等各项工作;

5.上线以及上线后支持:系统上线后,关键用户发挥的作用并没有丝毫减少,他们要支持本单位系统的日常系统维护,使其正常运作,对最终用户遇到的各种疑问和故障进行判断和排除,编写便于本单位最终用户使用的系统日常操作手册,并承担继续优化系统的相关工作。

所以,关键用户在实施各个阶段需要扮演的不同角色;在项目开始阶段,关键用户是一个对SAP软件理念与先进管理模式的学习者,紧接着将转变为现有业务描述者,然后是在流程设计阶段则成为业务流程设计者,随后到上线前则转为系统测试者和对最终用户的培训老师,上线后就成为业务骨干、系统维护人员和培训支持人员。